1 Antes de organizar seus arquivos é preciso pensar que haverá documentos que precisarão ser guardados. Você sabe o que comprar ou onde deseja armazená-los? Pense antes de organizar ou você irá apenas transferir a bagunça de lugar.
2 Responda rápido: quanto tempo você demora para encontrar um arquivo na sua empresa? Se você demora muito, precisa procurar uma empresa especializada, como a Tá em Ordem, para cuidar da gestão e arquivamento de documentos.
3 Digitalizar documentos é também uma boa saída, o que você acha? Isso diminui a papelada e deixa você tranquilo, certo!
4 Lembre-se: organizar arquivos, também é catalogar, instituir processos que devem ser seguidos por cada departamento.
5 Se sua empresa tem um volume grande de arquivos e você não tem controle, está na hora de repensar a estratégia a ser feita. Você tem espaço físico para guardar o que precisa guardar? Lembre-se que há documentos que precisam ser armazenados com cuidado.
6 Arrumar arquivos também é aumentar a produtividade de uma empresa. Ao organizar os arquivos da sua empresa, seus funcionários conseguem encontram o que precisam, aumentando a performance no trabalho.
7 Imagine que seu RH está com uma ação trabalhista e não encontra o papel principal, que poderá economizar um valor considerável a sua empresa. Encontrar este papel é fundamental, você não vai pedir aos seus funcionários brincar de caça ao tesouro, né?
8 O que guardar ou não guardar? Se você não sabe, é melhor não jogar nada fora e contratar alguém para fazer este serviço.
9 Se você tem papel acumulado agora, não se engane, o volume vai crescer. Há documentos que precisam ser guardados e você precisa cuidar da manutenção do seu arquivo.
10 Especifique sempre aos seus funcionários em uma tabela o que pode ou não ser jogado fora. Você não pode contar com a sorte, nunca!
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