Hoje em dia não podemos mais nos permitir perder tempo buscando informações em documentos ou então ter uma estrutura muito grande para arquivá-los. Na era do mundo digital, as empresas precisam estar atualizadas e isso já não é mais uma questão opcional. É uma questão de sobrevivência! Mesmo assim, às vezes não é possível digitalizar tudo. Por isso, separamos cinco dicas para você organizar seus documentos, confira:
Do papel para o meio eletrônico
O tempo quando era necessário um espaço considerável para armazenar os documentos de uma empresa já é passado. Agora é possível – e recomendável – transformar todos os papéis que sua empresa precisa guardar em arquivos digitais. Com isso, a organização economiza área física e dinheiro, além de facilitar o armazenamento e a busca de informações.
Para não correr riscos legais, vale confirmar com as autoridades se para o seu negócio existe alguma exigência de manter arquivos físicos. Assim, você estoca o que é exigido por lei, mas mantém cópias no meio digital, ambiente que é muito mais seguro!
Antes de iniciar o processo de digitalização, tenha certeza que o sistema que vai usar permite que você tenha um indexador para facilitar a busca. Se a busca ainda permite incluir campos como informações contidas nos documentos, além apenas de nomes, oferece um trabalho mais minucioso quando precisar recorrer ao arquivo.
Utilize pastas e organizadores em bom estado
De nada adianta ter todos os seus documentos organizados em velhas pastas de papelão que estão caindo aos pedaços! O que era para organizar pode acabar prejudicando a durabilidade dos documentos. Por isso, prefira utilizar pastas de plástico e organizadores para guardar seus arquivos. Além de durar mais, eles também protegem os seus papéis contra a água ou ação de fungos.
Faça um índice fácil de ser compreendido e seguido
Saber indexar os arquivos é tão importante quanto mantê-los organizados. Para isso, crie um padrão a ser respeitado para que, caso você – ou o funcionário responsável pelo setor – saia da empresa, a organização possa ser mantida. Além disso, a catalogação correta vai permitir que a pessoa que precise procurar por algum documento específico economize muito tempo – e paciência – na busca. Uma boa dica é utilizar um sistema de cores, nas pastas ou etiquetas. Por exemplo: vermelho para contas a pagar, azul para contratos, amarelo para documentação de funcionários e etc.
Cuide do espaço físico
Não basta apenas organizar os documentos e deixar a sala ou o espaço onde eles são guardados completamente bagunçado ou sujo. Arquivos de metal, prateleiras e caixas organizadoras de plástico são soluções boas e baratas para esse tipo de situação. Lembre-se de deixar aqueles arquivos mais acessados sempre à mão, para não ter que perder tempo procurando algo que você utiliza com frequência.
Faça cópias e/ou backup de arquivos importantes
Não importa o quanto você é organizado, todos estamos sujeitos a perdas. Por isso, aqueles arquivos que não podem sumir de maneira nenhuma merecem uma cópia e/ou um backup. Vale ressaltar a importância de guardar as cópias em arquivos separados, afinal, de nada adianta guardar original e cópia em um mesmo lugar.
Com essas dicas, seus documentos certamente ficarão mais organizados. Por isso, não perca tempo! Deixe a casa em ordem e economize tempo, dinheiro e paciência!
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