terça-feira, 29 de setembro de 2015

MANTENHA SEMPRE SUA MESA ORGANIZADA. ISSO DIZ MUITO SOBRE VOCÊ


Manter um espaço de trabalho, como um escritório limpo e arrumado é fundamental para passar a imagem de organização profissional. A forma como os clientes encontram sua mesa de trabalho pode ajudar a formar uma ideia de como funciona seu negócio e até sobre sua própria personalidade.
mesa organizadaPor isso, mesmo que você seja daquelas pessoas que se organiza em meio à desorganização, pense que quem visita seu local de trabalho pode não entender dessa forma. E o fato é que, com simples dicas, você vai conseguir manter seu escritório impecável. E no fim, você perceberá se manter tudo organizado ajuda ou não a aumentar a produtividade.
desorganizacao escritorioTenha canetas e lápis em suportes adequados, assim como um bloco de notas, de preferência, junto ao telefone. O número de papéis sobre a secretária deve ser controlado, deixando apenas os necessários a tratar de algum assunto mais imediato. Os restantes devem estar guardados em prateleiras e organizadores, com separadores de arquivos, de fácil acesso. Se este espaço serve também para colocar seu computador, garanta que fios e cabos fiquem escondidos. Por fim, não abuse de objetos pessoais e evite ter visíveis artigos não relacionados com seu trabalho, como livros e revistas.
escritorio organizadoPara que toda esta imagem de organização seja fácil de manter, estabeleça algumas regras, entre as quais uma faxina regular. A adoção destas dicas da Marta vão ajudar a melhorar sua imagem tanto perante os clientes, como de seus superiores. A verdade é que manter tudo nos locais certos pode nem significar um grande aumento de produtividade, mas a nível profissional, as aparências não deixam de ter sua importância. Deixe que sua mesa de escritório fale um pouco sobre você e alcance o sucesso!
http://blog.gaveteiro.com.br/dicas_da_marta/mantenha-sempre-sua-mesa-organizada-isso-diz-muito-sobre-voce

segunda-feira, 28 de setembro de 2015

Dicas para sua secretária!




       1 – Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: “QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”
2 – Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu director, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido. 

       3 – Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo.

     4 – Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior.

     5 – O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental. “Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de dactilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu chefe vai render muito mais.

    6 – Torne seus contactos com secretárias de outras empresas menos impessoais, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘a empresa ou executivo que ela atende.

    7 – Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:
  • Atenda rapidamente às ligações;
  • Planeie cada chamada;
  • Tenha sempre lápis e papel na mão;
  • Fale claro e pausadamente;
  • Fale com o telefone próximo à boca;
  • Repita o nome da pessoa;
  • Evite expressões afectivas;
  • Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
  • Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
  • Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.
8 – Lembre-se sempre:
  • As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
  • As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
  • As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?
  • As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!
  • As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!
  • A palavra mais importante é: NÓS.
  • A palavra menos importante: EU.
9 – Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:
  • Você ouve o que ela tem a dizer;
  • Você explica o motivo da resposta negativa;
  • Você a trata com delicadeza e respeito;
  • Você a encaminha para a área indicada;
  • Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião.
10 – Nunca diga amem a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realmente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista.

       11 – Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: “O senhor pode atendê-lo?” Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o “Presidente” da reunião, e ele falará em voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o aparelho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua presença será bem notada e apreciada.

      12 -Para secretárias principiantes:
a) Em seu escritório não poderá faltar:
  • Dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;
  • Livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretárias;
  • Formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre actividades que exerce. Por exemplo: caso você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidação das Leis da Previdência Social e Manual da Prática Trabalhista, entre outros.
b) Você deve, ainda, buscar conhecimentos novos, além de informações orais.
c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar melhor suas actividades.

13 – Para se ter sucesso no trabalho:
  • Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois você a representa.
  • Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.
  • Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quanto quiser…
  • Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.
  • Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e, provavelmente, nunca saberá o porquê.
14 – Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profissão. “Dicas” sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, são bastante úteis.

     15 – Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma com segurança e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura como profissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária. Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de decisão, não passando nunca por cima de seus superiores.

     16 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suas oportunidades de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se dos altos padrões que se esperam de você. Eles demonstram o respeito devido à sua profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:
  • Sustente a política da firma.
  • Apoie a política de seu chefe.
  • Seja o amortecedor de seu chefe.
  • Mostre que é fidedigna.
  • Nunca repita mexericos.
  • A vida particular de seu chefe é confidencial.
  • Aprenda a guardar segredos profissionais.
17 – Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeças a ideia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a técnica do Feedback, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu.

     18 – Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um “Bom Dia!”, pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.
Caso peça para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso não tenha sido, procure ajudá-lo.
Não se aventure a informar o que não sabe com segurança.
Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou não.
Lembre-se, todas as chamadas são muito importantes, e a primeira impressão é a que fica…

   19 – As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez por excesso de zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transacções que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comunicação. É claro que cabe à secretária fazer uma triagem. Há porém, uma grande diferença entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone é parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuidado ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa empresa.

http://arlindopinto.com/planetadoscatos/dicas-para-o-sucesso-de-uma-secretaria/.html

quinta-feira, 24 de setembro de 2015

6 DICAS PRÁTICAS PARA UM ESCRITÓRIO LIMPO E ORGANIZADO


Manter seu ambiente de trabalho limpo e organizado é primordial. Primeiro, porque a primeira impressão é a que fica. Segundo, porque trabalhar em um ambiente limpo e organizado faz o trabalho fluir mais facilmente.
Separamos 6 dicas práticas para que você possa mantê-lo assim e colher mais benefícios:
1) Faça um pouco todo dia
Tenha sempre um pano de algodão ao alcance para tirar a poeira de sua mesa e acessórios. Investir em um recipiente para que você sempre faça descartes também é importante para que itens indesejados não acumulem na sua mesa. Contudo, lembre-se de esvaziá-lo antes que ele fique cheio.
Pastas, divisórias para gavetas, porta-canetas e outros organizadores também são muito bem-vindos para manter sua mesa mais organizada.
2) Comida no escritório?
Sabemos que é muito comum que pessoas façam lanches e refeições no local de trabalho e até mesmo em suas mesas. Entretanto, é preciso ter em mente que restos de comida são o caminho para a proliferação e germes, bactérias e moscas, que podem ser portadores de doenças.
O ideal é evitar o consumo de alimentos fora de ambientes próprios para isso. Porém, caso não haja outra opção, limpe bem seu local de trabalho após o consumo e incentive seus colegas a fazerem o mesmo.
3) Limpeza semanal
Definir um dia fixo para que seja feita uma limpeza geral a cada semana no escritório é uma boa medida para que todos se acostumem com essa prática. Quanto mais e melhor ela for feita, mais fácil será a próxima limpeza.
Além do mais, nenhum ambiente é agradável depois de mais de uma semana sem uma boa limpeza.
4) Ambiente arejado
Manter um ambiente de trabalho arejado é algo não somente relacionado ao bem estar das pessoas que nele trabalham, mas também uma questão de saúde. Sempre que possível, faça uso de todas as janelas para que o ar seja renovado.
É comprovado que locais com pouca ventilação têm maiores índices de proliferação de parasitas e fungos em virtude da maior umidade, gases em suspensão, fuligem, poeira e odores.
Caso as janelas não possam estar abertas a todo instante, reserve alguns momentos ao longo da semana para que todas permaneçam abertas. Fazer isso durante momentos de limpeza também é uma boa ideia.
5) Banheiros
Banheiros não são exceção e devem ser limpos, no mínimo, uma vez por semana. Entretanto, devido à sua finalidade, deve ser feita uma limpeza mais cuidadosa. Para auxiliar, tenha certeza de que os encarregados da limpeza dispoem das ferramentas e produtos necessários para assegurar uma limpeza bem feita e duradoura.
6) Categorize e identifique
Etiquete todas as suas pastas com nome do que há dentro delas. Quando for procurar algo especifico, você não vai perder tempo e nem vai fazer aquela bagunça no seu escritório. Se também não houver espaço suficiente no armário para guardá-lo, experimente comprar caixas organizadoras. Elas existem em várias cores e modelos e, além de promoverem a organização, dão um charme a mais ao seu ambiente de trabalho.

http://uselouro.com.br/2014/10/03/6-dicas-praticas-para-um-escritorio-limpo-e-organizado/

Dobra de Pijama


quarta-feira, 23 de setembro de 2015

Você está agendando um tempo, diariamente, para foco sem interrupção?


Determine pelo menos um período durante o dia, não mais do que 90 minutos por vez (ou o máximo possível perto disso), para focar em algo sem interrupções. Separe um tempo, em outras palavras, para fazer algo importante que não seja urgente, como redigir algo, refletir, pensar em estratégias, imaginar, trabalhar num projeto de longo prazo.
A chave aqui é o controle da atenção. Estamos constantemente distraídos, e alimentamos esse instinto cada vez que nos movemos entre tarefas. Precisamos (re)treinar nossa atenção. A atenção focada pode ser útil às obrigações — esse é o hemisfério esquerdo no trabalho, marcado pelo pensamento racional, dedutivo, lógico. O outro tipo de atenção, útil à criatividade, é onde domina o hemisfério direito, e requer que a mente se aquiete profundamente.
Existem várias formas de fazer essa mudança de lados: caminhar pela natureza, correr, ouvir música clássica… até mesmo tomar uma ducha. A repetição é que conta. E não se esqueça de reabastecer sua energia todos os dias!
http://fluindo.com/dura-tarefa-de-tracar-metas-diarias-relevantes/

terça-feira, 22 de setembro de 2015

13 Truques Simples e Surpreendentes Pra Você Maximizar a Sua Produtividade

Você se cobra demais? Se sente cansado, pressionado ou sobrecarregado de tarefas no seu dia-a-dia? Tem muita coisa pra fazer, mas pouco tempo disponível?

Não se desespere, você não está sozinho. Todo mundo luta contra a falta de tempo, e todo mundo quer ser mais produtivo. Porém, na maioria das vezes esse é um extremo desafio.
Constantemente, nós reclamamos da imensa quantidade de coisas que temos pra fazer, sem contar as várias demandas que vão surgindo gradualmente durante o dia, quando as pessoas nos acionam pra resolver algum problema ou um favor urgente.
Em busca de alívio para a bagagem de responsabilidades que carregamos, nós cedemos às distrações que são oferecidas pelas mídias sociais (pois desejamos uma solução súbita para a falta de atenção); damos desculpas para problemas rotineiros (pois diminui a pressão); e olhamos a caixa de entrada do nosso e-mail 100 vezes por dia (para não nos sentirmos tão inválidos).
Como se não bastasse, parecemos obcecados pela produtividade: em casa, tomando conta dos filhos ou jogando videogame; no trabalho, resolvendo problemas ou oferecendo soluções; na universidade, estudando ou participando de um projeto científico. E tudo isso, sem levar em conta que desperdiçamos quantidades inimagináveis de tempo fazendo coisas que não importam (ou não deveriam importar), mas nós optamos por fazê-las também, porque isso nos faz sentir mais importantes, e mais produtivos.
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Em contradição, nós reclamamos da excessiva carga de tarefas e do tempo limitado que dispomos, mas na verdade, sem esse caos acabamos nos sentimos piores, mais cedo ou mais tarde.
É uma vida realmente estressante, mas também excitante. Contudo, precisamos tomar muito cuidado para não nos tornamos escravos da produtividade.
Como disse Ilya Pozen, colunista da Forbes, “as pessoas verdadeiramente produtivas não estão focadas em fazer mais coisas”. Na verdade, isso é o opostode produtividade. 
Não existe magia para ser realmente mais produtivo, mas essa lista de 13 truques a seguir chegará perto de surtir um efeito mágico no seu dia-a-dia:

1) Corte sua lista de tarefas pela metade (seguindo suas prioridades)

Faça uma lista das tarefas do dia: memorize ou escreva num post-it, tanto faz. Depois disso, vá executando-as em ordem de prioridade. Eu, por exemplo, faço as tarefas mais rápidas primeiro (as que levam até 15 minutos, no máximo), mas isso não é uma regra (há quem prefira começar pelas mais trabalhosas). Se você elencou 20 coisas pra fazer, pare pra pensar: Eu preciso mesmofazer essas 20 coisas hoje? Você irá perceber que não.
Adote uma abordagem minimalista, assim você se concentra apenas em realizar as coisas que realmente importam.

2) Trabalhe o máximo possível à sua maneira

Cada organismo funciona de uma forma. Uns tem picos de energia pela manhã; outros têm mais disposição a noite. Essas descargas de energia variam dependendo do dia, mas em geral cada pessoa possui seus hábitos diários. Quando você tem várias atividades pra fazer e reconhece bem o funcionamento do seu corpo, acaba otimizando melhor o seu tempo, e sendo mais eficaz.
Shayan Zadeh, CEO da Zoosk (um aplicativo de encontros em redes sociais), afirma: “Eu prefiro marcar todas as minhas reuniões no período da manhã, para que eu tenha um bloco de tempo livre reservado no meio do dia para lidar com problemas não planejados, pedidos de última hora e problemas graves que podem surgir”.
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3) Esqueça o perfeccionismo (seja realista)

Não tente ser um super-herói. Como em tudo na vida, se você dedicar esforço e determinação, as suas chances de obter resultados positivos são maiores. Mas a ideia de fazer tudo e mais um pouco de maneira sempre excepcional é um tiro no pé. Você só irá se desgastar mais facilmente.
“Há um limite de tempo que você pode focar 100% em uma tarefa sem dormir ou fazer uma pausa antes de retomar o foco”, afirma Luis Sanz, fundador da Olapic (uma plataforma de comércio visual). “Encontre o seu tempo pra se desligar, mesmo que haja milhares de coisas urgentes pra fazer”.

4) Clarifique o seu ambiente

Um ambiente de caos e desordem te faz realmente perder tempo, por mais que muitos contrariem esse fato usando a desculpa de que se guiam melhor na própria sujeira. Se existem coisas aleatórias espalhadas em sua mesa ou arquivos inúteis enchendo a memória do seu laptop, livre-se disso!
Como diz José Vasquez, CEO da Quez Media, “um espaço mais limpo deixa sua mente mais limpa”.
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5) Faça excursões períodicas em redes sociais

Há sérias controvérsias de que as redes sociais contribuem para a produtividade, e de fato muitos estudos sugerem que aquelas excursões rapidinhas pelas notificações do Facebook te complicam no trabalho (inclusive, você pode estar tentado a verificar agora mesmo se recebeu alguma mensagem).
Contudo, segundo uma pesquisa recente feita pela Microsoft, 46% dos trabalhadores afirmam que sua produtividade aumentou graças às mídias sociais e suas ferramentas. Da minha parte, eu sugiro que você não se prive das mídias sociais, mas mantenha o controle!

6) Se isole por um determinado período (todos os dias)

Em meio ao caos e a turbulência cotidianas (onde existe muito ruído e barulho demais), você precisa dedicar um certo tempo diário para ouvir nada mais senão o seu próprio corpo. Isso significa auto-respeito, e não reclusão.
Como bem diz Ekaterina Walter, co-autora do livro ‘O Poder do Storytelling Visual’, às vezes tudo o que precisamos é parar tudo o que estamos fazendo e ir a um parque ou uma cafeteria, ou apenas caminhar por aí para que possamos fazer outras coisas que façam fluir a nossa criatividade. “Todos nós precisamos de um silêncio total para refletirmos sobre nossas próximas estratégias”.
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7) Exorcize um período por dia (ou um dia inteiro por semana, se puder)

Dustin Moskovitz, co-fundador do Facebook, limpa completamente a sua programação profissional todas as quartas-feiras. Essa é uma regalia invejável, e se você puder praticá-la também, maravilha. Segundo ele, “essa é uma ferramenta inestimável pra garantir que você tenha um tempo e espaço garantidos para concluir um projeto específico”.
Caso isso esteja totalmente fora da sua realidade de trabalho, tente assassinar pelo menos um período por dia (pra dedicá-lo à sua vida pessoal). Essa decisão é necessária pra você manter a sua sanidade, já que ainda somos seres sociais.

8) Experimente a técnica Pomodoro

Pomodoro é a palavra italiana para “tomate”, criada por Francesco Cirillo. Sua técnica, popularizada nos anos 80, consiste em dividir as horas de trabalho no seguinte formato: você trabalha 25 minutos numa tarefa em concentração profunda, e depois descansa por 5 minutos, e assim vai…..
Essa técnica permite que você se disponha a trabalhar de forma intensa e adequada, pra depois revigorar suas energias em merecidas pausas. Considerando uma pesquisa que diz que nosso cérebro só consegue realmente se concentrar em uma única tarefa 25 minutos por hora, esta é uma excelente ferramenta. Você administra seu tempo de forma saudável: produz mais, e se desgasta menos.
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9) Use a regra dos 2 minutos

“Quando surge uma tarefa que você sabe que pode completar em 2 minutos ou menos, faça imediatamente”, descreve David Allen em seu livro “Getting Things Done”. Exemplos dessas tarefas são: um e-mail com pedidos ou demandas fixas, uma ligação urgente, ou ir pegar uma xícara de café pro seu chefe que quer testar sua paciência.
“Eu amo isso”, diz Christian Sutardi, co-fundador da Lulabox. “Não é nenhum aplicativo ou técnica fantasiosa, não requer aprendizado e nem dedicação, qualquer um faz e você pode começar a fazer agora mesmo”.

10) Peça ajuda

Você tem um colega de trabalho sempre proativo e disposto para a ação? Peça ajuda pra ele, busque um parceiro de responsabilidades. ”As promessas que fazemos a nós mesmos são mais fáceis de quebrar”, diz Laura Vanderkam, autora do livro “O que as pessoas mais bem-sucedidas fazem antes do café da manhã”.
Solicitar apoio nas horas adequadas rende mais, já que a união de esforços agiliza processos. Duas mentes pensam mais rápido do que uma, mas não abuse da boa vontade, pois seu colega poderá pensar que você é folgado demais!
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11) Música

Remova todas as distrações, coloque um fone de ouvido e ouça o tipo de música que você ama: ideias mágicas, produtivas e maravilhosas surgirão na sua mente. Leia o truque nº 6 antes de fazer isso.
O seu chefe ou empregador pode não permitir que você ouça música em serviço, e se isso acontece, não fique revoltado e prove que ele está sendo tanto burocrático quanto improdutivo (peça pra ele ler isso: http://bit.ly/1cySfZt).

12) Harmonize a temperatura do seu ambiente de trabalho

O clima do local onde você trabalha influencia diretamente no seu humor, ainda mais se você fica num escritório. Temperaturas muito baixas aumentam seus sentimentos de tristeza e solidão. Temperaturas muito quentes fazem você se sentir fraco. Portanto, os extremos de frio e calor te deixam mais infeliz, e consequentemente afetam o seu potencial produtivo.
Ajuste a temperatura do seu local de trabalho, e encontre um ponto de equilíbrio em que você possa agir e pensar sem que sua mente fique te lembrando que você está congelando como um índio na Antártida ou derretendo como um picolé numa praia em pleno verão. Assim, você irá harmonizar o estado do seu corpo e aumentar consideravelmente a sua produtividade.
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13) Lembre-se da regra de Pareto

O princípio de Pareto afirma rigorosamente que 20% das causas geram 80% das consequências em praticamente todos os fenômenos aplicáveis e não aplicáveis (nos negócios ou na vida). A questão aí é: algumas tarefas (ou ações) geram a maioria dos resultados. Por exemplo:
- 20% dos seus clientes respondem por 80% dos lucros.
- 20% dos seus produtos são responsáveis por 80% das vendas.
- 20% do conteúdo do seu site corresponde a 80% dos acessos.
Essa regra é muito útil pra você saber quais são os pontos fortes e fracos do seu negócio, e serve como um direcional pra você dedicar e investir mais recursos para as áreas ou projetos que estão gerando melhores resultados.

http://cromasolutions.com.br/blog/13-truques-simples-e-surpreendentes-pra-voce-maximizar-a-sua-produtividade/

Como dobrar seu pijama





segunda-feira, 21 de setembro de 2015

Armários organizados!

Isso é uma organização?
Armário bonito merece uma Personal Organizer.
Você pode!
 


Agora olha um armário organizado por uma Personal Organizer

 


quinta-feira, 17 de setembro de 2015

Organização corporativa

               A organização não é apenas um luxo e sim uma necessidade para que tudo flua bem e rapidamente, e a empresa seja eficiente e tenha qualidade no que oferece.
              Com esse objetivo, nós, da  Simplesmente Organizar, oferecemos à  sua empresa um melhor padrão de organização.
            Nós atuamos em várias áreas e etapas para que sua empresa funcione de maneira mais dinâmica. Entre essas áreas destacamos:
·         Organização da empresa: primeiramente apresentamos nossa proposta para que as pessoas envolvidas tenham uma idéia e assim poderemos discutir e implementar uma nova organização a empresa;

·         Organização pessoal da equipe: conhecemos o dia a dia de cada funcionário e suas necessidades, e ajudamos a sua organização pessoal dentro da empresa, definido locais para guardar seus pertences, e o descarte quando necessário;

·         Organização do layout da empresa: sugerimos alterações no layout da empresa caso necessário, com padrão para uma melhor ergonomia, além de ajudar no aproveitamento do espaço existente;

·         Organização de arquivo: organizamos e montamos um padrão para o arquivo da empresa, sempre observando a legislação pertinente para a guarda de documentos;

·         Organização informatizada: digitalizamos documentos e implementamos rotina de arquivos nos computadores, para que toda empresa utilize a mesma linguagem.

         Nosso objetivo é fazer com que a empresa tenha mais agilidade e segurança no dia a dia. Para que todos falem a mesma linguagem e utilizem sempre o mesmo padrão operacional, deste modo na eventual falta de um funcionário, ou na busca de uma informação todos saibam como encontrar . Evitando solução de continuidade.

         Todo trabalho da Simplesmente Organizar visa ajudar sua empresa se tornar eficiente e organizada para que gere resultados satisfatórios, com visão de futuro, foco em seus clientes, tempo para inovar, aprender e valorizar.

         O serviço é realizado após uma visita previamente agendada, para que possamos fazer um orçamento e um cronograma.





Cristiane Joffily
Personal Organizer

Simplesmente Organizar

quarta-feira, 16 de setembro de 2015

5 ganhos quando se investe em Ergonomia - Ergotriade

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No Brasil a Ergonomia é muitas vezes reconhecida como uma norma, a NR-17. Os empresários, em sua maioria, ainda se motivam em investir na ergonomia por essa via, o de fazer porque é lei.
O princípio da ação e reação: Só toma-se uma ação neste sentido depois que a empresa passa por uma fiscalização do Ministério do Trabalho ou por auditorias de certificação, por exemplo.
Mas, essa prática não é regra. Ela é uma realidade mais comum em pequenas ou médias empresas. As grandes, as empresas líderes de mercado, já olham com outros olhos para essa questão.
Foco no problema
Confesso que parte da culpa por essa mentalidade é nossa. Os profissionais responsáveis pela gestão da saúde e segurança das empresas ainda se escoram muito no argumento de que algo deve ser feito porque a lei determina. E esse, nem sempre é um argumento eficaz.
Foco na solução
Redução dos custos com cuidados à saúde do trabalhador; contribuição para aumentar os índices de produtividade; melhoria na qualidade do produto e ambientes mais seguros são fatores que fazem parte do pacote que se ganha ao investir em Ergonomia em todas as operações da empresa.
Por definição, ergonomia é a adaptação do trabalho. Os conceitos de engenharia de produção ou engenharia industrial, como Lean Manufacturing, métodos de tempos e movimentos, trabalham nesse sentido. Essa adaptação não diz respeito somente às melhorias das condições de trabalho, promovendo mais conforto ao trabalhodor. Quando se adapta um processo, as distâncias com movimentações são reduzidas; os dispositivos são deslocados para ficarem mais próximos da área de alcance do trabalhador; recursos que facilitam a movimentação de carga são disponibilizados; as linhas de produção são balanceadas; o ritmo de produção é revisto criando postos de trabalho mais flexíveis e dinâmicos; atividades que não agregam valor são identificadas e eliminadas, ou seja, ergonomia está ligada diretamente à melhoria de processos e consequentemente traz ganhos de produtividade. O maior conforto ao trabalhador é uma consequência de todo este trabalho.
Um estudo do Departamento de Trabalho e Indústrias do Estado de Washington analisou 250 casos e revelou o impacto da ergonomia sobre o core business das companhias. Redução de custos, produtividade e qualidade do produto estavam entre os resultados.
Abaixo apresentamos 5 ganhos que comprovam que vale a pena investir na Ergonomia:
1. Redução de custos:
Ergonomia reduz os custos. Segundo o site Ergonomics PLUS, ao reduzir sistematicamente os fatores de riscos ergonômicos a empresa diminui em 1/3 os custos com lesões músculo-esqueléticas, isso diretamente. Indiretamente o ganho chega a ser 20 vezes maior.
2. Ganhos com produtividade:
Ergonomia contribui para a produtividade. Como descrevemos anteriormente, ao atender as premissas de um posto ergonomicamente correto, você está trabalhando os conceitos de uma produção mais enxuta e produtiva. Menores tempos com movimentação, arranjos físicos mais ajustados, células mais flexíveis.
3. Ganhos com a qualidade:
Ergonomia melhora a qualidade. Um ambiente com baixa iluminação pode ocasionar falhas em uma inspeção final, por exemplo. Um trabalhador que “funciona” melhor pela manhã, os chamados matutinos, apresentam deficiências quando trabalham no turno da noite, podendo aumentar o número de falhas dentro de um processo. Uma embalagem de plástico, com qualidade de pega ruim e baricentro (centro da carga) instável gera dificuldades para o trabalhador e, ao mesmo tempo, ocasiona retrabalho e avarias ao material.
4. Ganhos intangíveis:
Ergonomia melhora o ambiente de trabalho e os funcionários percebem quando a empresa investe nisso. Pinte uma parede que estava descascada, instale uma máquina nova, arrume um carrinho que estava arrastando as rodas e veja como tudo isso é percebido pelas pessoas e reflete no clima de trabalho. Quando as pessoas trabalham sem desconforto, dificuldades ou até mesmo fadiga, a tendência é a redução da rotatividade, do absenteísmo e um maior envolvimento de todos.
5. Ganhos com segurança:
Ergonomia melhora a segurança. É comum aos profissionais da área de segurança das empresas aceitarem e entenderem cada vez mais que segurança tem a ver com valor, percepção, consciência. Os últimos quatro ganhos descritos até aqui trazem consigo uma cultura de segurança.

domingo, 13 de setembro de 2015

Organizar as suas notas fiscais - blog.cenize.com

Como (e por que) organizar as suas notas fiscais

A Nota Fiscal é um dos documentos, que fazem parte da base dos registros contábeis de uma empresa, onde o departamento contábil se faz tão importante quanto o setor financeiro. Portanto, para que a nota fiscal, dentre outros documentos considerados como essenciais, não sofra com a ação do tempo, é mais do que necessário armazená-la da maneira correta.
As informações principais devem estar impreterivelmente legíveis, livres de quaisquer rasuras, estando disponíveis de maneira clara e objetiva. Armazenagem correta das Notas Fiscais demonstra zelo e organização. E o objetivo do nosso post de hoje é explicar como você e o seu contador podem organizar de maneira prática e segurança as Notas Fiscais da sua empresa. Acompanhe-nos:

Notas Fiscais impressas x Notas Fiscais Eletrônicas

Reúne todas as informações a respeito do serviço prestado, como: valores, retenção de impostos e a descrição de serviços prestados.
Já a Nota Fiscal eletrônica ou digital — NF-e — armazena as informações da sua nota eletronicamente, possui validade jurídica e digital. A idéia inicial foi substituir a nota impressa, possibilitando um acompanhamento real, o desgaste ao longo do tempo e o desperdício de papel.
Esteja atento ao cumprimento da legislação tributária: o arquivo da Nota Fiscal eletrônica deve ser disponibilizado em XML pelo emissor, caso contrário o mesmo está sujeito a penalidade de multa.
É evidente que nessa forma de armazenagem os seus funcionários ganham produtividade, pois é muito mais fácil localizar um arquivo eletrônico do que um arquivo físico.

Como armazenar as suas notas

Impressas

O armazenamento pode ser realizado em caixas, identificadas por mês e depois colocadas separadas em um armário. Como o armazenamento deve ser mantido por 5 anos, após este período elas podem ser encaminhadas para o arquivo morto.

Eletrônicas

Mesmo estando em formato digital esse tipo de nota também deve ser armazenado por 5 cinco anos, guardando o arquivo gerado e garantindo a sua integridade. Os arquivos de nota fiscal eletrônica devem ser guardados em formatos XML.
Centralize as suas notas em um único lugar, de maneira segura, através de um banco de dados em um sistema de gerenciamento, e fazendo backup.

Benefícios gerados quando as notas fiscais são organizadas

A organização das notas fiscais possibilita um compartilhamento mais eficaz das informações e reduz o custo no controle das notas, principalmente no caso das eletrônicas, já que o processo passa a ser informatizado.
Manter um arquivo organizado também diminui a possibilidade de sonegação, facilita o trabalho no momento em que a empresa precisa repassar informações para a auditoria e o cruzamento eletrônico de dados passa a ser eficaz.
Agilidade no acesso a informação, já que a busca é facilitada para organização das notas, é outro benefício.
A empresa precisa ter um sistema de contabilidade para converter o arquivo em um formato especifico de acordo com a legislação vigente. Lembrando que é obrigatório fazer a emissão da nota fiscal de maneira física ou virtual podendo o estabelecimento ser multado caso não cumpra a legislação. E então, como é o processo de guarda de Notas Fiscais dentro da sua empresa? Conte-nos e contribua com as nossas dicas!